Célok
A munkarend nyilvántartási alrendszer fő feladata, hogy segítse a munkarend tervezés és a munkarendek és jelenléti ívek MT és KSZ szerinti ellenőrzésének munkáját. Ennek kezelése megfelelő informatikai háttér segítségével is rendkívül bonyolult feladat. A bonyolultságot jellemző feltételek:

• A független munkarendek száma pl. egy 18 hetes munkaidő keret időszakában eléri a több ezer munkarendet.
• A szükségletekhez alkalmazkodva a munkavállalók jelentős része több egységben láthatja el feladatát, munkaidő adataikat komplexen kell kezelni.
• A körülményekhez alkalmazkodva a munkavállalók státusza folyamatosan változhat a munkaidőkeret időszakában.
• Az MT és a KSZ nagyon bonyolult feltétel rendszert fogalmaz meg szerteágazó kivétel kezeléssel.

Folyamatok
A munkarend nyilvántartás fő elemi folyamatainak vázlatos leírása:

• Munkarendi sablonok készítése és folyamatos aktualizálása, formai követelmények menet közbeni önálló vizsgálata.
• Munkavállalói adatok nyilvántartása, menet közbeni vizsgálata.
• A munkarendi sablonokból és a munkavállalói adatokból időszaki jelenléti ív ajánlatok generálása, módosítása, érvényesítése.
• Adott időszakra vonatkozóan a valós jelenléti adatok és a munkarendi sablonokból származtatott "várható" jelenléti adatok összeillesztése, az így kapott adatok törvényességi vizsgálata.
• Jutalék elszámolási adatok generálása a jelenléti adatokból.

Praktikák
A munkarend nyilvántartás megjelenő képein a lehető legtöbb információ áll rendelkezésre ahhoz, hogy már az adat feltöltés során is nyomon követhetők legyenek a legfontosabb folyamatok. Így nem csak a beépített ellenőrzések, de az elsődleges vizuális megtekintések is elősegíthetik a munkarend tervezés folyamán előforduló hibák számának csökkentését.

Következmények

• A keletkezett adatok halmazán a rendszernek segítséget kell nyújtania a Cég gazdálkodását befolyásoló munkaidő alap kihasználtság, létszám kapacitás kezelés és egyéb humán erőforrás optimalizálás feladatok ellátásához.
• A munkarend nyilvántartási alrendszer nyilvántartása alkalmas a HR rendszerrel történő adat kapcsolat megteremtésére és annak elsődlegesen elszámolási, de igény szerint egyéb rendelkezésre álló adatokkal történő megtámogatására is.
• Az alkalmazás egyúttal magával vonja illetve célszerűsíti egy sor eddig független nyilvántartás egységes körben történő kezelésének folyamatos informatikai alapú megvalósítását.